第一章 总则

第一条 本制度根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定制定。

第二条 为加强深圳市凯丰公益基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，提高归档的质量，根据基金会实际工作情况制定本规范。

第三条 本制度所称档案是指基金会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片、音像、出版物等形式的历史记录，以及人事档案管理。

第二章 管理机制

第四条 人力行政部门负责本基金会的档案管理工作。

档案管理的主要职责是：

（一）制订基金会档案管理制度草案和实施办法草案，并负责监督、指导和检查执行情况。

（二）负责基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。

（三）负责监督指导各部门日常文件整理工作，组织完成基金会文件材料的立卷、归档，及必要的档案管理业务培训。

第三章 管理规范

第五条 归档范围

鉴于基金会的工作现状，需要归档的文件材料包括以下几个方面：

（一）人力资源管理，包括人力资源管理制度、组织沿革、机构领导人信息、人事任免文件、员工花名册及统计等资料。

（二）行政管理，包括内部管理规章制度，基金会工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及大事记、年报、年检报告等信息资料。

（三）资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项目文档等资料。

（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息等资料。

（五）合同管理，包括基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等。

（六）往来文件，包括基金会与外部单位形成的各种往来文书。

（七）研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等。

（八）财务文件，包括年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料。

（九）会议管理，包括理事会会议材料等。

(十）其他。

第六条 整理原则

基金会文件实行“双套制”归档，即纸质原文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包括扫描件），以便利用查考。 

第七条 应根据实际工作情况，编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。若出现归属不明确的文件，可暂时放入“其他类”，待分类明晰后转入所属类目。

第八条 档案接收

各部门应做好日常文件整理工作，及时归档，保质保量按时交接。人力行政部门应在各类档案管理规范规定的时间内接收档案，并办理交接手续。

第四章 电子文件管理

第九条 电子文件命名和目录格式必须规范，以便查考和电子检索。以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及子文件。

第十条 电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管。

第五章 保管和利用

第十一条 档案库房应配备必要的设备、装具，符合安全防护要求。

第十二条 档案存放位置标识清楚，便于查找。

第十三条 档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。

第六章 附则

第十四条 本制度由深圳市凯丰公益基金会秘书处负责解释与修订。

第十五条 本制度自深圳市凯丰公益基金会理事会会议审议通过之日起实施。